技能実習、特定技能（Specified Skilled Worker）などの制度を通じて日本で働くには、日本語能力や仕事のスキルだけでなく、さまざまな準備が必要です。日本語学習、企業選考、マッチング、渡航準備を終えた後も、渡航予定者は在留資格認定証明書（COE）、ビザ、その他の関連書類の申請という重要な手続きを行わなければなりません。
この段階では、正確さがとても重要です。出入国在留管理庁や日本の在外公館は、提出書類が要件を満たしているか、滞在目的に合致しているか、また記載内容に誤りがないかを確認します。
書類の誤りや不一致があっても、必ずしも申請が不許可になるとは限りません。しかし、追加書類の提出や書類の修正を求められたり、審査が長引いたりすることがあります。必要な要件を満たせない場合は、不許可となる可能性もあります。ここでは、日本への渡航書類を申請する前に確認しておきたい5つのポイントを紹介します。
1. 身分情報に一貫性がない
まず確認すべき基本事項の一つは、すべての書類で身分情報が一致しているかどうかです。
次の項目の表記を確認してください。
- 氏名
- 生年月日
- 出生地
- 性別
- 国籍
- 必要なその他の身分証明番号
確認が必要な書類には、次のものが含まれます。
- 住民登録証（KTP）
- パスポート
- 出生証明書
- 卒業証書および成績証明書
- 各種証明書
- その他の関連書類
たとえば、ある書類では「Mochamad」と記載されている一方、別の書類では「Mochammad」となっている場合です。 このような違いがあっても、入国管理当局が申請者を別人とみなしたり、書類を偽造したと判断したりするとは限りません。
ただし、このような不一致により確認を求められ、状況によっては申請者が説明や追加書類の提出を求められることがあります。そのため、申請手続きを始める前に、すべての書類を確認し、使用する公的な身分情報と一致させておくことをおすすめします。
2. 学歴・職歴が正確でない
学歴や職歴は、日本での在留資格に関するさまざまな申請において重要な項目です。申請書、履歴書、在職証明書、卒業証書、その他の添付書類に記載する情報は、次の点を満たす必要があります。
- 正確であること。
- 完全であること。
- 説明可能であること。
- 捏造されていないこと。
- 書類間で一貫していること。
避けるべき誤りの例：
- 入学年または卒業年が異なること。
- 職務経験証明書に記載された在職期間と一致しないこと。
- 実際には経験していない職歴を記載すること。
- 要件に合わせるために役職を変更すること。
- 説明なく以前の申請と異なる情報を記載すること。
過去の入国管理手続きで申告した経歴と相違があっても、在留資格認定証明書（COE）が自動的に不交付となるわけではありません。
ただし、重大な相違がある場合は、さらに確認が行われ、申請者に説明や追加書類の提出が求められることがあります。出入国在留管理庁は、日本で行う活動が実態に即しており、申請する在留資格の要件を満たしているかを審査します。そのため、要件を満たしているように見せる目的で経歴を変更しないことが最も重要です。過去の情報に訂正が必要な場合は、正直で、証明可能な説明を行ってください。
規定に合わない写真
写真も申請書類の一部であり、公式の規定に従う必要があります。 在留資格に関する多くの申請では、出入国在留管理庁が縦4cm×横3cmの写真を定めており、主な要件は次のとおりです。
- 撮影から6か月以内であること。
- 正面を向いていること。
- 帽子を着用していないこと。
- 背景や影が写真の妨げになっていないこと。
- 鮮明な写真であること。
- 規定されたサイズおよび顔の大きさの比率を満たしていること。
提出した写真が基準を満たしていない場合、出入国在留管理庁から写真の撮り直しや再提出を求められることがあります。そのため、次のような写真は避けてください。
- ぼやけた写真。
- 過度な美肌フィルターを使用した写真。
- 顔の形を変える加工を施した写真。
- 濃い影がある写真。
- サイズが規定に合わない写真。
- 申請者の現在の状態を反映していない古い写真。
在留資格認定証明書（COE）や在留資格の手続きに使用する写真と、インドネシアでのビザ申請に使用する写真は、サイズや要件が異なる場合があるため、区別して考える必要があります。
例えば、在デンパサール日本国総領事館の情報によると、就労・研修ビザの申請には、撮影から6か月以内で、鮮明かつ加工されていない4.5×3.5cmの写真が使用されます。そのため、申請の段階と提出先の窓口に応じた要件を必ず確認してください。
有効でない、または状態に問題のあるパスポートを使用する
パスポートは、海外渡航やビザ申請に必要な基本書類です。ただし、就労ビザの申請者全員に、パスポートの残存有効期間が最低6か月または12か月必要だとする日本の一般的な規則はありません。
日本のビザの要件では、基本的に有効なパスポートを所持していることが求められます。ただし、パスポートの有効期限が切れる直前まで待つと、渡航手続きや事務手続き、関係機関の方針への対応が複雑になる可能性があるため、早めの確認をおすすめします。
有効期間だけでなく、パスポートの物理的な状態にも注意が必要です。次のようなパスポートの使用は避けてください。
- 身分事項ページが破損または傷ついている。
- 水に濡れている。
- 破れている。
- 身分事項が読み取れない。
- 電子パスポートのICチップに不具合がある。
- 審査に支障をきたすその他の損傷がある。
パスポートの状態に不安がある場合は、ビザの手続きを始める前に、インドネシアの入国管理局へ早めに相談してください。
虚偽の書類や情報を提出する
これは、最も深刻な事務上のリスクです。日本の外務省は、ビザ発給の基準の一つとして、提出書類が真正で、必要事項が揃っており、受理可能であることを挙げています。
また、出入国在留管理庁は、在留資格の申請根拠となる活動や状況が虚偽の情報に基づくものであってはならないとしています。そのため、次のような行為は絶対にしないでください。
- 卒業証明書を偽造する。
- 架空の職務経歴証明書を使用する。
- 語学証明書や技能証明書を偽造する。
- 公的書類の内容を改ざんする。
- 労働者に関する虚偽の情報を提供する。
- 重要な情報を隠すために偽造書類を作成する。
その結果は違反の種類や個々の事情によって異なります。偽造書類や虚偽の申告は、COEやビザが発給されないこと、入国手続きに支障が生じること、その他の法的な結果を招くことがあります。
ただし、すべてのケースで自動的に「永久ブラックリスト」に登録されると断言するのは適切ではありません。日本の入国管理上の結果は、それぞれのケースに適用される法律や事実関係によって異なります。最も安全なのは、提出する情報がすべて正直で、正確であり、裏付けられるものであることを確認することです。
a. COEはビザや日本への入国を保証するものではありません
これから働く人が理解しておくべきもう一つの重要な点は、在留資格認定証明書（COE）とビザの違いです。
COEは、申請者が予定している活動が、原則として特定の在留資格の要件を満たしていることを示す証明書として、出入国在留管理庁が発行します。COEを取得した後も、就労予定者は日本のビザを申請する必要があります。日本の外務省は公式に次のように説明しています。
b. COEを取得しても、ビザの発給が保証されるわけではありません。
ビザが発給された後も、入国許可に関する最終判断は、日本到着時の入国審査で行われます。そのため、出国までの手続きは段階的に進め、手続きが完了するまで、すべての書類の内容に一貫性を保つ必要があります。
事務手続き上のミスを防ぐには
書類を提出する前に、以下の項目を繰り返し確認してください。
- 1. 本人情報
- 2. 学歴・職歴
- 3. 証明書
- 4. パスポート
- 5. 申請書類
- 6. 書類のコピー
氏名、生年月日、その他の個人情報が各書類で一致していることを確認してください。書類間に相違がある場合は、明確に説明できるようにしてください。
記憶だけに頼らず、卒業証明書、資格証明書、職歴証明書などと日付を照合してください。
語学証明書、技能証明書、その他の添付書類に有効期限が定められている場合は、期限内であることを確認してください。
パスポートの有効期限が切れておらず、査証シールを貼るための空白ページが十分にあることを確認してください。
内容を確認していない申請書に署名しないでください。日本側に提出する前に、すべての情報が正確であることを確認してください。
申請に使用した書類のコピーを保管してください。今後、追加の申請が必要になった場合にも、内容の一貫性を保つのに役立ちます。